Apr 2026 – Jun 2026
EXPERT & TENDER ADMINISTRATION SYSTEM
Sistem administrasi terpusat berbasis web untuk PT Cipta Mandiri Perencana mengelola ratusan tenaga ahli, tender, dan penugasan, sekaligus mengotomasi pembuatan dokumen CV dan surat resmi.
Ikhtisar
PT Cipta Mandiri Perencana adalah perusahaan konsultan perencanaan yang mengelola ratusan tenaga ahli dan tender proyek secara bersamaan. Sebelumnya, seluruh proses pencatatan dilakukan secara manual menggunakan spreadsheet dan dokumen terpisah rentan terhadap kesalahan, duplikasi data, dan keterlambatan penyiapan dokumen.
Sistem ini dibangun sebagai sumber kebenaran tunggal (single source of truth) yang mengintegrasikan manajemen tenaga ahli, tender, penugasan, dan otomasi dokumen dalam satu platform web yang dapat diakses oleh seluruh tim kapan saja dan di mana saja.
Tantangan
Pengelolaan administrasi tender secara manual menimbulkan berbagai hambatan operasional yang berdampak langsung pada efisiensi dan akurasi tim.
- Data tenaga ahli tersebar di banyak file spreadsheet yang sulit diperbarui secara konsisten dan rawan duplikasi.
- Pembuatan CV dan surat resmi dilakukan manual satu per satu, membutuhkan waktu berjam-jam untuk setiap pengajuan tender.
- Tidak ada sistem terpusat untuk melacak status tender (menang/kalah), jadwal, dan penugasan tenaga ahli.
- Perhitungan total durasi pengalaman untuk keperluan sertifikasi dan dokumen penawaran dilakukan secara manual dan rentan salah hitung.
- Dokumen final berupa gabungan banyak PDF harus disusun ulang secara manual setiap kali ada tender baru.
Fitur Utama
Manajemen Tenaga Ahli
Data terpusat seluruh tenaga ahli beserta riwayat pengalaman proyek, sertifikasi, dan dokumen pendukung.
Manajemen Tender
Pencatatan tender lengkap dengan status menang/kalah, jadwal pelaksanaan, durasi, dan penugasan ahli.
Cetak Dokumen Otomatis
Generate CV, Surat Pernyataan, dan Surat Keterangan dalam hitungan detik bukan jam menggunakan dompdf dan LibreOffice headless.
Gabung PDF Otomatis
PyMuPDF menggabungkan banyak dokumen PDF menjadi satu file siap kirim untuk setiap paket tender.
Tanda Tangan Digital & Kop Surat
Upload template kop surat dan tanda tangan digital yang diaplikasikan otomatis ke setiap dokumen yang dicetak.
Dashboard Statistik
Visualisasi jumlah tenaga ahli, total tender, win-rate, dan grafik tren per tahun dalam satu halaman ringkasan.
Pengalaman Perusahaan (CMP)
Data master pengalaman perusahaan yang dapat dipilih saat pencetakan CV dengan perhitungan total durasi otomatis.
Responsif & Berbahasa Indonesia
Antarmuka Filament 3 yang mobile-friendly dan sepenuhnya dalam Bahasa Indonesia untuk kemudahan seluruh tim.
Spesifikasi Teknologi
Backend
Frontend
Dokumen
Infrastruktur
Demo Aplikasi
Tonton rekaman demo aplikasi Expert & Tender Administration System berikut.
Video demo belum tersedia. Ganti FILE_ID pada src iframe dengan ID Google Drive video Anda.
Hasil
Sistem berhasil menggantikan seluruh proses manual dengan alur kerja digital yang terstruktur, menghasilkan efisiensi signifikan bagi tim administrasi PT Cipta Mandiri Perencana.
- Waktu pembuatan dokumen CV dan surat resmi berkurang dari berjam-jam menjadi hitungan detik berkat otomasi dompdf dan LibreOffice headless.
- Ratusan data tenaga ahli dan tender tersentralisasi dalam satu database yang konsisten dan mudah dicari.
- Aplikasi berjalan 24/7 di Cloud VPS Jakarta dengan HTTPS, dapat diakses kapan saja oleh seluruh anggota tim.
- Perhitungan durasi pengalaman untuk dokumen penawaran dilakukan otomatis, menghilangkan risiko salah hitung manual.
- Dashboard statistik memberikan visibilitas instan terhadap win-rate tender dan kapasitas tenaga ahli yang tersedia.